Terceirizar a frota resolve uma série de problemas. Tira o imobilizado do balanço, elimina a preocupação com depreciação, transfere a gestão de manutenção para a locadora.

Mas tem um problema que a terceirização, sozinha, não resolve.

O veículo que chegou é o que a locadora tinha disponível. Não necessariamente o que a operação precisava.

O que acontece quando o veículo não foi especificado para a sua operação

Quando a empresa não define com precisão o que precisa, a locadora responde com o que tem no portfólio padrão. Isso não é necessariamente um problema de má-fé. É um problema de processo.

O resultado aparece ao longo do contrato, de formas que nem sempre são fáceis de rastrear.

Manutenção mais frequente do que o esperado, porque o veículo está sendo usado em condições para as quais não foi configurado. Acessórios comprados separadamente, porque não estavam no contrato. Pneus trocados antes do prazo, porque o tipo não era adequado ao terreno. Operação parada enquanto o veículo reserva não chega, porque esse item não estava previsto.

Cada um desses eventos tem um custo. E a soma deles, ao longo de 24 ou 36 meses, pode ser muito maior do que a diferença de preço entre uma proposta genérica e uma proposta bem especificada.

Como identificar se o seu veículo foi configurado para a sua operação

Algumas perguntas ajudam a fazer esse diagnóstico:

O veículo tem todos os acessórios que a operação exige, ou alguns foram adquiridos separadamente após a entrega? O tipo de pneu é adequado ao terreno onde o veículo roda? Os implementos específicos da atividade estavam previstos no contrato? A quilometragem contratada reflete o uso real, ou você paga excedente com frequência? Em caso de manutenção ou sinistro, há frota reserva prevista em contrato?

Se alguma dessas respostas for não, há espaço para melhorar a especificação no próximo contrato.

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O que uma especificação bem feita contempla

Uma especificação bem feita não começa pelo veículo. Começa pela operação.

Onde o veículo vai rodar, como vai ser usado, qual é o perfil do terreno, quais são as exigências legais e técnicas da atividade, qual é a quilometragem real mensal. Com essas informações mapeadas, é possível definir modelo, acessórios, implementos, tipo de pneu, rastreamento e frota reserva com precisão.

O contrato que resulta desse processo é diferente de um contrato genérico. Ele reflete a realidade da operação e não uma estimativa baseada no que a locadora costuma oferecer.

O momento certo para revisar a especificação

A renovação do contrato é o momento ideal para revisar o que funcionou e o que não funcionou na especificação anterior.

Mas não é o único. Mudanças na operação, como expansão para uma nova região, alteração no tipo de uso ou aumento da frota, justificam uma revisão da especificação mesmo durante o contrato vigente.

Uma locadora que conhece a operação do cliente é capaz de sugerir ajustes antes que os problemas apareçam. Isso é parte do que diferencia uma gestão de frota reativa de uma gestão de frota estratégica.

Como garantir que o próximo contrato seja diferente

O primeiro passo é mapear a operação com profundidade antes de solicitar qualquer proposta. O segundo é exigir que a proposta responda a esse mapeamento, item por item.

Quando o escopo está claro, as propostas ficam comparáveis e a contratação fica mais segura. Sem escopo, qualquer proposta parece adequada até o momento em que a operação mostra o contrário.

Esse processo está detalhado no guia Alugue Certo da Let's: 19 pontos que sua empresa precisa avaliar antes de contratar ou renovar um contrato de frota terceirizada.

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