Para quem gerencia frota, a quilometragem excedente é um dos problemas mais frustrantes. Não porque seja difícil de entender, mas porque parece difícil de controlar. O veículo rodou, o excedente foi cobrado, e no mês seguinte a história se repete.

O que muita gente não percebe é que quilometragem excedente raramente é um problema de uso. Quase sempre é um problema de especificação. E a diferença entre esses dois diagnósticos muda completamente a forma de resolver.

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Quilometragem excedente em frota terceirizada: como o problema começa

Todo contrato de locação de frota define uma franquia de quilometragem mensal por veículo. Dentro desse limite, o custo já está coberto pelo valor mensal contratado. Acima dele, cada quilômetro a mais tem um preço, que está escrito no contrato mas que quase nunca recebe a atenção que merece na hora da assinatura.

O problema começa quando essa franquia foi definida com base em uma estimativa genérica, e não no uso real da operação. A locadora propõe 2.500 km mensais, a empresa aceita sem questionar, e o veículo roda 3.200 km por mês. Os 700 km excedentes aparecem na fatura todo mês, durante toda a vigência do contrato.

E o pior: quem está no dia a dia da operação frequentemente não conecta o excedente a uma falha no processo de contratação. A conta simplesmente chega, é paga, e a rotina segue.

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Muitas empresas chegam ao processo de contratação sem saber, com precisão, quantos quilômetros cada veículo roda por mês. É uma informação que parece óbvia, mas que na prática exige um levantamento que nem sempre é feito.

Sem esse dado, a franquia contratada se torna uma aposta. E quando a aposta está errada, quem paga é o orçamento operacional. A quilometragem real varia conforme o tipo de operação, a região de atuação, a sazonalidade do negócio e o perfil de uso de cada veículo. Uma frota de campo roda de forma muito diferente de uma frota administrativa. Tratar as duas com a mesma franquia é quase sempre um erro.

A solução começa antes da assinatura. Levantar o histórico real de quilometragem é o primeiro passo para que a franquia contratada reflita o uso real. O segundo passo é monitorar ao longo do contrato. Rastreamento com telemetria permite acompanhar a quilometragem em tempo real e identificar quando algum veículo está se aproximando do limite antes que o excedente apareça na fatura.

Há também perguntas que precisam ser respondidas antes da assinatura. Qual é o valor por km excedente? Existe compensação entre veículos que rodaram menos? Há previsão de revisão da franquia em caso de mudança na operação?

Quando o excedente aparece uma vez ou outra, é variação normal. Mas quando aparece todo mês, o problema não é o uso. É o contrato. E nesse caso, a solução não é forçar a operação a rodar menos. É revisar a especificação e, quando possível, renegociar a franquia com a locadora.

Um contrato bem feito é aquele que reflete a realidade da operação, não uma estimativa que ficou no papel.

Esse é um dos 19 pontos que a Let's mapeou no guia Alugue Certo.

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Seguimos juntos. 🧡

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